Składanie sprawozdań finansowych w 2019 r.

Do zamknięcia kwestii sprawozdań finansowych pozostał nam już tylko ostatni krok – złożenie sprawozdania finansowego w systemie teleinformatycznym.

Są dwie drogi składania sprawozdań finansowych. Nieważne którą z nich wybierzemy, za każdym razem sprawozdanie finansowe należy złożyć w systemie S24. Pierwszą czynnością jest więc założenie tam konta.

To w jaki sposób będziemy składać sprawozdanie finansowe zależy przede wszystkim od tego, czy posiadamy numer PESEL. Po drugie, numer ten należy ujawnić w Rejestrze przedsiębiorców KRS. I z tym konsekwentnie związane będą nasze dalsze działania.

Sprawozdanie bezpłatne

Sprawozdanie bezpłatnie może złożyć co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL został ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub  łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu. Chodzi tu o członków zarządu, prokurentów, a także syndyków, zarządców w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorów.

Przykład: W spółce „Oliwia” Sp. z o.o. jest trzech członków zarządu. Prezes zarządu może samodzielnie reprezentować Spółkę, a pozostali członkowie zarządu muszą ze sobą współdziałać. Ponadto w Spółce powołany został prokurent samoistny. Oznacza to, że może on samodzielnie reprezentować Spółkę. Każda z wymienionych osób posiada numer PESEL ujawniony w Rejestrze przedsiębiorców.

Kto w spółce „Oliwia” Sp. z o.o. może złożyć sprawozdanie finansowe w systemie S24?

Odpowiedź brzmi: każda z wymienionych osób.

Składając bezpłatne sprawozdanie w systemie S24 dokonujemy jego zgłoszenia. To znaczy, że złożone przez nas dokumenty automatycznie trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych, po ich uprzedniej weryfikacji przez system.

Sprawozdanie płatne

Jeżeli spośród osób fizycznych reprezentujących spółkę żadna nie posiada numeru PESEL ujawnionego w Rejestrze przedsiębiorców KRS to wciąż spółka może złożyć sprawozdanie finansowe w systemie teleinformatycznym. Jednakże czynność ta będzie odpłatna – 140 zł. Sytuacja ta dotyczy przede wszystkim członków zarządu – obcokrajowców, którzy nie wystąpili o nadanie numeru PESEL.

Składając sprawozdanie płatne, w systemie S24 należy wypełnić wniosek o zmianę danych podmiotu w Rejestrze przedsiębiorców oraz załączyć wymagane dokumenty finansowe. Wniosek ten jest rozpatruje Sąd. W tym przypadku nie mamy więc do czynienia z automatyczną rejestracją dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Postępowanie w systemie S24

Postępowanie w systemie S24, niezależnie od tego czy składamy sprawozdanie płatne czy bezpłatne, jest podobne. Do wniosku lub odpowiednio zgłoszenia należy dołączyć wymagane przepisami ustawy o rachunkowości, prawidłowo stworzone i podpisane sprawozdanie finansowe.

Należy pamiętać również o dołączeniu pozostałych dokumentów rocznych. Niektóre z tych dokumentów mogą być stworzone w innej formie niż sprawozdanie finansowe, o czym pisałam tutaj.

Składanie sprawozdań finansowych przez profesjonalnych pełnomocników

Dobrą informacją jest to, że już od kwietnia dokumenty finansowe będą mogli składać do Rejestru profesjonalni pełnomocnicy, co z pewnością ułatwi pracę przedsiębiorcom.

Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2019 r.

Po wyjaśnieniu nowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych, pora przejść do kolejnego etapu – ich podpisywania.

Ze względu na to, że od tego roku postępowanie w sprawie składania sprawozdań finansowych do Rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w całości odbywa się w systemie teleinformatycznym, również zasady podpisywania sprawozdań finansowych uległy zmianie.

Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Profil zaufany ePUAP

Profil zaufany służy do potwierdzania tożsamości osoby w Internecie. W ten sposób można podpisywać wnioski i podania składane do podmiotów publicznych.

Profil zaufany można założyć bez wychodzenia z domu – przez Internet. W tym celu należy potwierdzić swoje dane. Można to uczynić za pośrednictwem konta w systemie niektórych banków lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Inną opcją jest potwierdzenie danych w punkcie potwierdzającym, takim jak urząd gminy, urząd skarbowy czy bank. Punkty potwierdzające znajdują się również za granicą, w ambasadach Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z czym nawet obcokrajowy posiadający numer PESEL mogą założyć konto na ePUAP bez konieczności odwiedzania naszego kraju.

Profil zaufany ma jednak swoje wady. Po pierwsze warunkiem założenia konta na profilu zaufanym ePUAP jest posiadanie numeru PESEL. Osoby, które nie posiadają numeru PESEL, np. obcokrajowy, którzy nie wystąpili o jego nadanie, nie mogą z niego korzystać.

W kontekście sprawozdań finansowych wadą jest również fakt, że podpisem zaufanym można podpisywać jedynie dokumenty w formacie XML. A zgodnie z tym, co pisałam w poprzednim wpisie, ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym pozwala na prostsze tworzenie niektórych dokumentów tj. w innych formatach niż XML, np. w formacie PDF, którego ePUAP nie obsługuje.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Sprawozdanie finansowe może być również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, sprzedawanym przez certyfikowane podmioty. Taki podpis elektroniczny to koszt rzędu 300 – 400 zł. Ponadto należy pamiętać o przedłużaniu jego ważności, co także jest płatne.

Wykupienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga potwierdzenia tożsamości, podobnie jak w przypadku podpisu zaufanego. Jednakże tym razem nie zrobimy tego przez Internet, ponieważ wymagane jest osobiste stawiennictwo u sprzedawcy z odpowiednim dokumentem np. dowodem osobistym czy paszportem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny daje jednak więcej możliwości niż podpis zaufany. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać każdy dokument, nie ogranicza nas więc format XML.

Jak widać każdy z opisanych powyżej sposobów podpisywania sprawozdań finansowych ma swoje zalety i wady. Aby ułatwić decyzję w tym zakresie, przedstawiam tabelę ze wskazaniem na różnice pomiędzy podpisem zaufanym a kwalifikowanym.

Różnice

Podpis zaufany

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Numer PESEL konieczność posiadania numeru PESEL brak konieczności posiadania numeru PESEL
Odpłatność brak 300 – 400 zł za wykupienie + około 150 zł rocznie za przedłużenie
Sposób załatwienia możliwość załatwienia wszystkich formalności przez Internet,

punkty potwierdzające za granicą

konieczność osobistego stawiennictwa u sprzedawcy
Format podpisywanych dokumentów wyłącznie dokumenty w formacie XML dokumenty każdego formatu

W celu przypomnienia jak wygląda sporządzanie sprawozdań finansowych w 2019 r. zachęcam do przeczytania mojego poprzedniego wpisu:

Tworzenie sprawozdań finansowych w 2019 roku

Tworzenie sprawozdań finansowych w 2019 roku

Dopiero mija styczeń, a Wy już pytacie o składanie sprawozdań finansowych. I nic w tym dziwnego zważywszy na ilość zmian w tym zakresie, z którą mamy do czynienia w tym roku. Zmiany są duże i występują na wszystkich etapach, począwszy od tworzenia dokumentów finansowych, poprzez ich podpisywanie jak i składanie w odpowiednim rejestrze.

Zmiany dotyczą kilku aktów prawnych, w tym przede wszystkim ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ustawy o rachunkowości. Jak więc należy stworzyć sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty roczne według nowych zasad?

Sprawozdanie finansowe

Zgodnie z nowymi przepisami sprawozdanie finansowe za rok 2018 r. należy stworzyć w formie elektronicznej. Chodzi tu o takie dokumenty jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego.  Na sprawozdanie finansowe składają się również dodatkowe informacje i objaśnienia. Wszystkie te dokumenty tworzy się w specjalnym formacie XML.

Pozostałe dokumenty roczne

Pozostałe dokumenty roczne można sporządzić w formie tradycyjnej – tak jak było do tej pory – to znaczy papierowo. Wśród tych dokumentów wyróżniamy:

a) sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z badania,

b) uchwałę bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty,

c) oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Dokumenty te powinny zostać zeskanowane, a następnie podpisane elektronicznie jeszcze przed wprowadzeniem ich do systemu S24. Warto przy tym pamiętać, że profilem zaufanym można podpisać tylko dokumenty w formacie XML. W związku z tym nie zawsze będzie korzystne tworzenie dokumentów w formie tradycyjnej.

Dalsza instrukcja nie jest skomplikowana. Sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty sporządzone w sposób wskazany powyżej należy wprowadzić do systemu S24. Trochę trudniej mają przedsiębiorcy, którzy są obcokrajowcami i nie posiadają numeru PESEL. Ale i w takim przypadku złożenie sprawozdania finansowego jest możliwe. Na koniec pozostaje jedynie złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych bądź dołączenie do wniosku o zmianę danych podmiotu, co wymaga podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Wybór sposobu złożenia dokumentów finansowych zależy od tego kto będzie je składał. To jednak jest temat na oddzielny wpis.

Każde zmiany niosą ze sobą strach, jednakże żaden przedsiębiorca nie powinien się ich obawiać śledząc nasze wpisy w temacie nowych zasad składania sprawozdań finansowych.

Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców

Biuro Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców już jest! To dobra wiadomość dla wielu przedsiębiorców, którzy od czasu powołania Rzecznika w osobie Adama Abramowicza bezskutecznie poszukiwali kontaktu z jego biurem.

Siedzibą Rzecznika jest Warszawa. Biuro powstało przy ul. Wilczej 46. Z Rzecznikiem można kontaktować na kilka sposobów:

  1. pod numerem telefonu: 22 123 70 70,
  2. na jeden z dwóch adresów e-mail: biuro@rzecznikmsp.gov.pl, www.rzecznikmsp.gov.pl,
  3. bądź za pośrednictwem facebook’a.

Dodatkowo warto wiedzieć, że w Krakowie przy ul. Kanonicznej 11 powstało Terenowe Biuro Rzecznika.

Informacji dotyczących Rzecznika Mały i Średnich Przedsiębiorców można szukać na dedykowanej temu stronie internetowej: https://rzecznikmsp.gov.pl/

Więcej informacji na temat Rzecznika możesz znaleźć również na tym blogu. Czytając nasze wpisy dowiesz się jakie zadania ciążą na Rzeczniku, jakie ma uprawnienia, a także jakie może podejmować działania oraz w jakiej formie.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców

 

 

Obowiązkowa lektura dla każdego pracodawcy!

Chodzi oczywiście o bloga Prawo dla pracodawcy, którego prowadzi mecenas Agata Kicińska. Głównym tematem bloga jest prawo pracy i ubezpieczeń społecznych. Autorka tak opisuje krąg swoich zainteresowań:

W trakcie mojej praktyki miałam okazję brać udział w rozstrzyganiu sporów, wydawaniu opinii prawnych czy negocjacji w sprawach związanych zarówno z indywidualnym, jak i zbiorowym prawem pracy. Nie są mi również obce zagadnienia związane z prawem ubezpieczeń społecznych, w tym w szczególności z zakresu przyznania prawa do wcześniejszej emerytury.

Mecenas Agata Kicińska doradza pracodawcom również w sprawach dotyczących RODO. W szczególny sposób jest więc bliska zakładce RODO w firmie prowadzonej na tym blogu.

Zachęcam do regularnego odwiedzania oraz subskrypcji bloga Prawo dla pracodawcy.

Znowu zmiany w Kodeksie pracy – wdrożenie RODO

1 2 3 21 Strona 1 z 21