W dniu 29 listopada 2025 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która m. in. zniosła obowiązek ogłaszania wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W ten sposób zakończyła się pewna epoka. W uzasadnieniu zmian czytamy, że jej głównym celem jest odciążenie i ułatwienia dla organów administracji publicznej. Jak w przypadku każdej zmiany powstaje jednak pytanie jakie konsekwencje niesie ona dla przedsiębiorców, NGO, osób fizycznych i wierzycieli.

Jak było do 29 listopada 2025 r.

Do 29 listopada 2025 r. każda zmiana danych podmiotu w KRS ogłaszana była w MSiG. Obowiązek ogłaszania zmian był wyłączony w wyjątkowych sytuacjach określonych prawem np. z takiego obowiązku zwolnione były stowarzyszenia. Wpis zmiany danych podmiotu widniał więc w dwóch miejscach – odpowiednim rejestrze KRS oraz MSiG. Oczywiście to dotyczyło również innych czynności przed sądem rejestrowym np. rejestracji czy likwidacji spółki.

Zmiany danych w KRS związane były z dodatkowymi opłatami za ogłoszenie tych zmian w MSiG.

Co się zmieniło i dlaczego?

Ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw uchylono m. in. art. 13 ustawy o KRS, który stanowił, że wpisy do Rejestru (KRS) nie podlegają obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Uchylenie tego przepisu równoznaczne jest z uchyleniem obowiązku ogłaszania w MSiG zmian danych podmiotów, które miały miejsce w KRS.

Uzasadnieniem dla tej zmiany były przede wszystkim odciążenie i ułatwienia dla organów administracji publicznej. Dotychczas nie istniał żaden mechanizm, który umożliwiałby organom państwowym (np. urzędom) wewnętrznej weryfikacji wpisów w rejestrach KRS. Organy te bazowały na ogłoszeniach w MSiG oraz publicznie dostępnych rejestrach. Nowelizacja wprowadziła nowy mechanizm dla organów państwowych tj. możliwość wystąpienia z wnioskiem o zgodę na udostępnienie danych z rejestru KRS do Ministra Sprawiedliwości.

Z uwagi na powyższą zmianę (dotyczącą wyłącznie organów państwowych) postanowiono o zlikwidowaniu obowiązku dokonywania niektórych wpisów dotyczących spółek w MSiG. Czy zmiany te będą ułatwieniem dla organów państwowych? Trudno powiedzieć, to zapewne okaże się w przyszłości.

Czy ta zmiana jest dla wszystkich korzystna?

Z jednej strony zmiana ta postrzegana jest pozytywnie z uwagi na zmniejszenie kosztów jakie ponosiły podmioty w związku ze zmianami w KRS. Z drugiej strony uzasadnienie nowelizacji nie wspomina w żaden sposób np. o sytuacji wierzyciel-dłużnik. Dotychczas istniały mechanizmy, które umożliwiały wierzycielom kontrolowanie poczynań dłużników (np. nabycie udziałów w spółce z o.o.) poprzez subskrypcję informacji udostępnianych w MSiG. Ustawodawca całkowicie pominął rozważania związane w nowelizacją w tym zakresie, pomijając interesy wierzycieli i przyznając nowe możliwości unikania regulowania należności przez dłużników.

Na szczęście dotychczasowa subskrypcja MSiG, po zmianach wywołanych nowelizacją, będzie działała na tych samych zasadach. Oznacza to, że wierzyciele nadal mogą otrzymywać powiadomienia o zmianach rejestrowych dotyczących ich dłużników. Co prawda teraz dane te nie będą pobierane automatycznie z MSiG tylko z rejestru, jednakże ostateczne informacje będą przekazane w tej samej formie.

Wprowadzone zmiany ostatecznie należy ocenić jako pozytywne, niemniej na etapie uchwalania przepisów zabrakło rozważenia interesów wszystkich zainteresowanych podmiotów.

Zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym – czego i kogo dotyczą?

Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z listopada 2025 r. dotyczy różnych podmiotów, niektóre ogranicza w obowiązkach, a na inne nakłada dodatkowe obowiązki. A to wszystko w celu informatyzacji postępowań rejestrowych.

Zlikwidowanie opłat za ogłoszenia w MSiG związane z KRS

Główna zmiana związana z nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z listopada 2025 r. dotyczy zlikwidowania obowiązku ogłaszania w MSiG m.in. informacji o rejestracji oraz zmianach w spółkach. Zrezygnowanie z tego obowiązku wiąże się również z obniżeniem opłat wnoszonych do Sądu w związku ze zmianami rejestrowymi.

Standardowa opłata sądowa za zmianę danych podmiotu wpisanego do Rejestru przedsiębiorców (np. spółki z o.o.) wynosi 250 zł. Dotychczas, konieczne było dokonanie dodatkowej opłaty w wysokości 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Łączna opłata wynosiła więc 350 zł. Oprócz dokonania opłaty za ogłoszenie, podmiot nie musiał wykonywać żadnych innych obowiązków związanych z ogłoszeniem, które wykonywane były z urzędu przez Sąd. Pozytywne rozpatrzenie wniosku podmiotu było równoznaczne z dokonaniem ogłoszenia o wpisie w MSiG.

Zniesienie obowiązku ogłaszania ww. zmian w MSiG jest jednoznaczne ze zniesieniem opłaty z tego tytułu. Aktualnie zmiana danych w rejestrze przedsiębiorców KRS kosztuje 250 zł, w związku z czym przedsiębiorcy oszczędzają 100 zł. To samo dotyczy innych wpisów w rejestrze np. rejestracji spółki. W tym przypadku opłata również będzie pomniejszona o 100 zł.

Jakie ogłoszenia nie są już obowiązkowe

Zniesienie obowiązku dokonywania zgłoszeń w MSiG dotyczy niektórych wpisów dokonanych w Krajowym Rejestrze Sądowym np. zmiany danych w sp. z o.o., rejestracji spółki jawnej, likwidacji spółki komandytowej.

W MSiG nadal będą ogłaszane inne zmiany wynikające z przepisów prawa np. obowiązek ogłoszenia o uchwalonym obniżeniu kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, który wynika z kodeksu spółek handlowych.

Obowiązek dokonywania ogłoszeń wynikający z umowy spółki lub statutu

Co istotne, obowiązek ogłaszania o zmianach w MSiG może wynikać z innych aktów obowiązujących podmioty. Takimi aktami są umowy lub statut spółek. W praktyce często spotykamy się z powieleniem w umowie spółki zapisów kodeksowych, w tym i tych dotyczących ogłoszeń. Do listopada 2025 r. ogłoszenia zmian danych podmiotu były obowiązkiem ustawowym. Jednakże teraz takie obowiązki mogą wynikać wyłącznie z umowy lub statutu spółki, jako pewna zaszłość. Nie oznacza to, że spółki mogą zrezygnować z ogłaszania zmian w MSiG. Zignorowanie zapisów umowy lub statutu spółki nie wpłynie na ważność czynności. W takiej sytuacji ewentualną odpowiedzialność będą ponosić członkowie Zarządu wobec Zgromadzenia, za nieprzestrzeganie konstytucji spółki.

Obowiązek korzystania z systemu informatycznego przez NGO wpisane do KRS

Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z listopada 2025 r. dotyczy również podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Aktualnie podmioty te mogą składać wnioski do rejestru KRS w formie papierowej lub poprzez system informatyczny, mają w tym zakresie dowolność. Zgodnie jednak z celem nowelizacji jakim jest całkowita informatyzacja KRS, dla ww. podmiotów wyznaczony został termin, od którego będą mogły składać wnioski do KRS wyłącznie elektronicznie, tak jak przedsiębiorcy. Ustawodawca przewidział okres przygotowania się do zmian, który będzie trwał do 1 kwietnia 2027 r. Po tym terminie wnioski złożone przez ww. podmioty w formie papierowej będą zwracane.

W związku z nowelizacją z listopada 2025 r. warto zapoznać się z nowymi przepisami, żeby określić nowe obowiązki ciążące na reprezentowanych podmiotach i dostosować dokumentację wewnętrzną, która teraz może okazać się bardziej rygorystyczna niż przepisy prawa.