Postępowania rejestrowe są w awangardzie elektronizacji wymiaru sprawiedliwości. Po sprawnie działającym systemie S24 oraz po uruchomieniu Repozytorium Dokumentów Finansowych czas na „zwykłe” wnioski do KRS, takie jak popularny Z3. Konieczne będzie jednak posługiwanie się profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem za miesiąc wnioski do KRS tylko elektroniczne, ale z jednym wyjątkiem.

Zmiana spodziewana od dawna

O tym, że postępowania rejestrowe będą elektroniczne wiedzieliśmy od dawna. Wynikało to bowiem z ustawy uchwalonej w styczniu 2018 r. Jednak wejście w życie tych przepisów było kilkakrotnie odkładane w czasie. Aż do teraz. Zobaczmy zatem, co się zmieni.

Najważniejsze jest oczywiście to, że nie będzie możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej z załącznikami. Jedyną dopuszczalną formą zmiany danych w KRS będzie forma elektroniczna. Będzie zatem dokładnie tak jak obecnie jest ze składaniem sprawozdań finansowych czy innych dokumentów po zakończeniu roku obrotowego. Kiedyś wysyłało się dokumenty papierowe, dzisiaj pliki XML oraz PDF. Innej opcji już nie ma.

I tak samo będzie w przypadku np. zmiany umowy spółki (KRS-Z3). Wniosek „papierowy” zostanie zwrócony bez wzywania do usunięcia braków.

Aktu notarialnego nie trzeba będzie skanować

Jeżeli składasz wniosek o zmianę danych spółki z o.o. czy akcyjnej to wypełniasz wniosek KRS-Z3. Załączniki zależą od treści wniosku, zatem przy okazji zmiany umowy spółki musisz dołączyć akt notarialny Zgromadzenia Wspólników (czy Walnego Zgromadzenia) z takimi zmianami. Od 1 lipca nie trzeba już będzie tego robić, a ściślej rzecz ujmując – nie będzie można. Dotyczy to także plików PDF. Nie będzie zatem problemów z wyborem formatu, wielkości pliku czy tego, kto ma go podpisać. Jak to możliwe?

Otóż w końcu wykorzystane zostanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. To taki rejestr istniejący od kilku lat, którym na razie nikt specjalnie się nie interesował. Notariusz ma obowiązek zarejestrowania aktu w tym Repozytorium, na dowód czego otrzymuje specjalne potwierdzenie z numerem. I właśnie ten numer trzeba będzie wskazać w czasie wypełniania wniosku w eKRS. Dzięki temu system pobierze sobie odpowiedni akt i automatycznie dołączy go do wniosku. Pamiętaj jedynie, żeby odebrać od rejenta nie tylko akt, ale też dodatkową kartę z poświadczeniem rejestracji aktu w Repozytorium. Bez tego ani rusz.

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS tylko elektroniczne ale lepiej z pełnomocnikiem

Ale tak dobrze nie będzie z innymi dokumentami. Jeżeli będą składne inne dokumenty to muszą one być elektroniczne albo „hybrydowe”.

Jeżeli do wniosku dołączony zostanie odpis dokumentu poświadczony elektronicznie przez notariusza albo zawodowego pełnomocnika występującego w sprawie (np. radcy prawnego) będzie to wystarczające.

Ale jeżeli zdecydujesz się na samodzielne działanie, to do sądu prześlesz zwykłe skany. Ale wobec tego, że nie możesz ich poświadczyć, musisz dosłać (i to szybko, w terminie 3 dni od złożenia wniosku) oryginalne „papiery” do sądu. Czy warto?

Od 1 lipca 2021 r. opłaty też on-line

Drugim załącznikiem do wniosku była opłata – w zależności od wniosku wynosiła od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, najczęściej 350 zł. System ma wymuszać jej uiszczenie, podobnie jak to jest przy S24, gdzie bez opłaty nie można złożyć wniosku.

Email z sądu rejestrowego

Skoro wnioski mają być składane elektronicznie, to również informacja z sądu będzie elektroniczna. I znowu – tak właśnie jest w S24. Tą drogą sąd będzie nas zawiadamiał, że wydał postanowienie albo że dostrzegł jakieś braki. System po prostu wyśle email o decyzji sądu (ale nie dołączy postanowienia, trzeba będzie zalogować się do systemu). Uzupełnienie braków ma nastąpić również wyłącznie w formie on-line.

Akta rejestrowe także elektronicznie

To nie koniec rewolucji – elektroniczne będą także akta rejestrowe. Każdy będzie mógł pobrać dokumenty z KRS, tak jak teraz pobiera sławetne odpisy z KRS czy sprawozdania finansowe z RDF. Będzie to dotyczyć co prawda jedynie spraw wszczynanych po 1 lipca, ale za kilka lat nie będzie to miało już praktycznego znaczenia.

Prawdziwa rewolucja, ale nie dla wszystkich

Długo oczekiwana zmiana to wg mnie zmiana rewolucyjna. Znakomicie przyspieszy i ułatwi postępowania rejestrowe. Koniec z kopiowaniem dokumentów i kompletowaniem wniosków. Teraz wystarczy mieć podpis kwalifikowany. Już cieszę się na wnioski składane w lipcu.

Ale zmiana ta nie obejmie wszystkich. Otóż nowe reguły dotyczą tylko podmioty wpisane do Rejestru Przedsiębiorców. Natomiast podmioty wpisane wyłącznie do nieco pomijanego Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej mogą składać wnioski nadal w formie papierowej. Ale uwaga – mogą wybrać również postępowanie elektroniczne.

Prowadzenie CRBR jest nowym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. O tym, czym dokładnie jest ten Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych i jakie dane oraz jakie podmioty podlegały dotychczas zgłoszeniu do CRBR, pisała Oliwia na blogu tutaj >>. Okazuje się jednak, że rośnie ilość instytucji i firm, jakie muszą się w rejestrze ujawniać. Nowe przepisy mogą mieć znaczenie także dla niektórych przedsiębiorców czy pracodawców, prowadzących np. fundację czy stowarzyszenie branżowe.

Nowe podmioty objęte obowiązkiem zgłoszenia do CRBR

Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 30 marca 2021 r., rozszerza krąg podmiotów podlegających zgłoszeniu. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych powiększy się o:

  1. spółdzielnie,
  2. stowarzyszenia,
  3. fundacje,
  4. spółki partnerskie,
  5. europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
  6. spółki europejskie,
  7. spółdzielnie europejskie,
  8. trusty.

Z punktu widzenia przedsiębiorców czy pracodawców największe znaczenie ma oczywiście objęcie obowiązkiem stowarzyszeń i fundacji. Często bowiem właśnie w ten sposób realizowane są cele organizacji, chcącej prowadzić działalność charytatywną czy integrować środowisko biznesowe. Jako stowarzyszenia będą więc musiały zarejestrować się organizacje branżowe działające w formie stowarzyszeń.  Podobnie będzie w przypadku fundacji powoływanych np. w grupach kapitałowych, realizujących zadania z zakresu CSR grupy.

Termin na zgłoszenie do CRBR

Podmioty objęte obowiązkiem zgłoszenia do CRBR mają na to 3 miesiące, liczone od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli od 31 października 2021 roku. Wbrew pozorom nie jest to wcale dużo czasu, mając na uwadze okres ustalania beneficjentów rzeczywistych i konieczność zgromadzenia niezbędnych o nim danych, o czym Oliwia pisała już tutaj >>.

Nowy obowiązek beneficjenta rzeczywistego

Istotnym zagadnieniem, jakie wprowadza nowelizacja, jest nałożenie na beneficjenta rzeczywistego nowego obowiązku. Chodzi o przekazywanie do CRBR wszystkich informacji i dokumentów koniecznych do zgłoszenia i aktualizacji danych o sobie samym.  Obowiązek ten dotyczyć będzie każdego beneficjenta, a nie tylko tych nowych, wpisywanych po zmianie ustawy.

Zasadą jest, że beneficjent rzeczywisty ma 7 dni od dokonania wpisu do KRS lub od wystąpienia zdarzenia wymagającego aktualizacji danych zawartych w CRBR. Trzeba więc pilnować tych terminów, bo kary są wysokie.

Kary pieniężne

Nie ma co tracić czasu, należy już teraz zabrać się za ustalanie beneficjenta rzeczywistego i jego danych, gdyż za zgłoszenie do CRBR po upływie ww. 6 miesięcznego terminu oraz za zgłoszenie zawierające nieprawidłowe dane, grożą kary pieniężne.  Maksymalna wysokość kary może wynosić aż 1.000.000 zł.

Pamiętaj też, że od dnia wejścia w życie tej nowelizacji, sankcje pieniężne grozić będą także za niedopełnienie obowiązku aktualizacji danych w CRBR.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – zgłoszenie

Samo zgłoszenie musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu, o czym pisała Oliwia tutaj >>. Księgowość czy prawnicy mogą jednak przygotować wniosek pod podpis uprawnionych osób. Przygotowaliśmy już dziesiątki takich wniosków i wiemy, że czasami szczegóły mogą budzić wątpliwości. Jeżeli chcesz zrobić to samodzielnie, to zapraszam tutaj >>

Ustawa została opublikowana 30 kwietnia i wejdzie w życie 15 maja 2021 r. Tekst ustawy dostępny jest tutaj >>.

Zbliżają się terminy zatwierdzania dokumentów finansowych. Chodzi o terminy ustawowe, chociaż podobnie jak w roku poprzednim pojawił się projekt rozporządzenia przesuwającego te terminy. To również czas udzielania absolutorium członkom organów Spółek. Niedawno w tej sprawie opublikowano ważne orzeczenie, zgodnie z którym nieuzasadnione nieudzielenie absolutorium może stanowić naruszenie dóbr osobistych członka organu.

W wyroku wydanym w dniu 14 października 2020 r. Sąd Apelacyjny w Warszawie oddalił apelację Spółki z większościowym akcjonariatem Skarbu Państwa. Sąd orzekł, iż bezpodstawne i nieuzasadnione nieudzielenie absolutorium członkowi Zarządu jest bezprawne w rozumieniu art. 24 Kodeksu cywilnego i tym samym narusza dobra osobiste tego członka Zarządu. W wyrokiem można zapoznać się tutaj: WYROK

Stan faktyczny sprawy

Z ustaleń faktycznych poczynionych przez sąd pierwszej instancji wynikało, że członek Zarządu pozwanej Spółki jest profesjonalnym menedżerem. Od około 20 lat pełnił liczne funkcje kierownicze, a od 2012 r. pełnił funkcję Prezesa Zarządu w pozwanej Spółce. W grudniu 2014 r. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w sprawie m. in. określenia celów dla Zarządu na 2015 r. Uchwała ta następnie została zmieniona w lipcu 2015 r. Cele na 2015 r., określone zarówno w pierwotnej uchwale jak i tej zmienionej, zostały zrealizowane zgodnie z planem przez Zarząd oraz jego Prezesa. Dnia 30 listopada 2015 r. Prezes Zarządu złożył rezygnację z członkostwa w Zarządzie oraz pełnienia funkcji członka Zarządu.

W dniu 29 czerwca 2016 r. Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w sprawie nieudzielenia Prezesowi Zarządu absolutorium z jego działalności w 2015 r. Jednocześnie przyjęto sprawozdanie finansowe Spółki oraz sprawozdanie z działalności Zarządu za 2015 r. Żaden z akcjonariuszy nie zgłaszał również zastrzeżeń wobec pracy Zarządu i jego Prezesa.

W trakcie procesu, Spółka nie potrafiła udzielić odpowiedzi dlaczego Prezesowi Zarządu nie udzielono absolutorium. Taki wynik głosowania wynikał z głosowania Skarbu Państwa, który nie uzasadnił swojej decyzji. Minister uprawniony do wykonywania praw z akcji Skarbu Państwa, w piśmie skierowanym do powoda wskazał, że uchwała w sprawie nieudzielenia Prezesowi Zarządu nie wymaga uzasadnienia.

Stan prawny sprawy

Sąd Apelacyjny orzekł, powołując się na ugruntowane orzecznictwo Sądu Najwyższego, że uchwała w sprawie udzielenia absolutorium nie jest jedynie czynnością techniczną. Jest to natomiast instrument oceny członka organu za dany rok obrotowy. Nie udzielenie absolutorium jest więc równoznaczne z negatywną oceną pracy danej osoby oraz braku zaufania do niej. Ocena członka organu musi być  skorelowana z oceną dokumentów rocznych. Nie może również nie przystawać do faktów wynikających z tych dokumentów.

Co prawda, Sąd potwierdził, że uchwała o nieudzieleniu absolutorium powodowi została podjęta zgodnie z porządkiem prawnym, tj. na podstawie określonej legitymacji przez uprawniony organ, jednakże nie wyłącza to jej bezprawności z punktu widzenia art. 24 § 1 k.c. W tym przypadku naruszenie dóbr osobistych menedżera przejawiło się przede wszystkim w zakwestionowaniu kompetencji do wykonywania funkcji Prezesa Zarządu, co przełożyło się na utratę zaufania niezbędnego do dalszego wykonywania działalności.

Z tych względów Sąd Apelacyjny w Warszawie oddalił apelację, podkreślając, że pozwany nie wykazał, że istniały ważne powody do odmowy udzielenia powodowi absolutorium.  Arbitralność odmowy udzielenia absolutorium narusza zasady współżycia społecznego oraz dobre obyczaje. Pozwany został zobowiązany do złożenia przeprosin oraz wpłaty 30.000 zł na zbożny cel (sygn. akt: V ACa 301/20).

W związku z nowelizacją ustaw podatkowych wiele właścicieli spółek komandytowych zastanawia się nad zmianą formy prowadzonej działalności gospodarczej. Przepisy prawa dają kilka możliwości przekształceniowych. Każda z nich różni się od pozostałych, niektóre elementy są jednak wspólne. Jednym z nich jest plan przekształcenia.

Plan przekształcenia spółki to pierwszy etap procedury przekształceniowej. Plan przekształcenia spółki jest informacją sporządzaną przez zarząd lub wspólników prowadzących sprawy spółki dla pozostałych wspólników, w którym określa się podstawowe informacje dotyczące przekształcenia.

Elementy planu przekształcenia

Podstawowe elementy planu przekształcenia spółki określają przepisy Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z nimi, plan przekształcenia spółki powinien zawierać co najmniej:

  1. ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia,
  2. w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w spółkę osobową określenie wartości godziwej udziałów albo akcji wspólników.

W przypadku przekształcania spółki komandytowej jedynym obowiązkowym elementem jest więc ustalenie wartości bilansowej majątku spółki. Bilans musi zostać sporządzony na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia (np. na koniec miesiąca poprzedzającego).

Niemniej, dla wspólników spółki taka informacja nie będzie wystarczająca. Warto więc zawrzeć w niej podstawowe informacje dotyczące przekształcenia takie jak formę spółki przekształconej, firmę, istotne elementy nowej umowy spółki, a także zmiany, które bezpośrednio będą dotyczyć wspólników.

Załączniki do planu przekształcenia

Obowiązkowymi załącznikami do planu przekształcenia są:

  1. projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki,
  2. projekt umowy albo statutu spółki przekształconej,
  3. w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną wycena składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej,
  4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

Badanie przez biegłego rewidenta

Plan przekształcenia spółki podlega badaniu biegłego rewidenta w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną. Dodatkowo w przypadku przekształcenia spółki jawnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzą sprawy spółki w spółkę kapitałową, biegły rewident bada wycenę aktywów i pasywów spółki. W pozostałych przekształceniach badanie dokumentów przez biegłego rewidenta nie jest wymagane przepisami prawa.

Plan przekształcenia to pierwszy element w procedurze przekształceniowej. Jest ich jeszcze kilka, ale jak widać przekształcenie spółki nie powinno być niczym trudnym.

***

Jeżeli interesują Cię inne praktyczne zagadnienia to zapraszam na pozostałe blogi Kancelarii Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p., prowadzone przez naszych prawników:

  • Karola Sienkiewicza Dochodzenie wierzytelnościpraktyczne wskazówki dotyczące odzyskiwania należności do dłużników,
  • Piotra Zamrocha Przesył energii– zagadnienia dotyczące przede wszystkim przedsiębiorstw przesyłowych,
  • Iwo Fisza Zagospodarowanie przestrzenne – informacje o tym, jak działają organy administracji,
  • Agaty Kicińskiej Prawo dla pracodawcy– praktyczne wskazówki dotyczące pracodawców i pracowników,
  • Wojciecha Jelińskiego Pozew z faktury– porady dla przedsiębiorców, którzy muszą podać dłużnika do sądu.

Spółki w organizacji to wciąż spora liczba podmiotów (mimo sprawnego działania systemu S24). Przypomnijmy zatem, że jest to spółka kapitałowa (np. z o.o.) od chwili podpisania umowy spółki do dnia wpisania jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Może ona zawierać umowy czy zatrudniać pracowników. Szczególnie uregulowana została odpowiedzialność za długi spółki w organizacji. Ciekawe rozważania w tej kwestii poczynił niedawno Sąd Najwyższy (sygn. akt V CSK 118/19).

Kto odpowiada za długi spółki w organizacji?

Podstawowa reguła w tym zakresie jest stosunkowo jasna. Zgodnie bowiem z art. 13 § 1 ksh:

Za zobowiązania spółki kapitałowej w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu.

Nie sposób nie zauważyć, że przepis ten obciąża pewną kategorii osób – czyli osób „funkcyjnych” – odpowiedzialnością za cudzy dług, czyli dług spółki. Powodem tej szczególnej regulacji jest oczywiście konieczność zapewnienia bezpieczeństwa obrotu. Jeżeli bowiem określone osoby chcą działać zanim spółka powstanie (czyli przed wpisem do KRS) to powinni ponosić za to odpowiedzialność. Inaczej – jeżeli ostatecznie spółka nie będzie wpisana – nie będzie też osoby odpowiedzialnej. Jeżeli zaś „funkcjonariusze” (np. zarząd czy pełnomocnicy) nie chcą jej ponosić, to powinni poczekać na wpis do KRS.

Czy odpowiedzialność za długi spółki w organizacji jest oczywista?

Ciekawa kwestia właśnie na tym tle trafiła na wokandę Sądu Najwyższego. W  wyroku z dnia 10 września 2020 r. (v csk 118-19-1) Sąd ten poczynił kilka celnych uwag na gruncie właśnie art. 13 ksh.

Sprawa dotyczyła pożyczki udzielonej spółce w organizacji. Kwota do odzyskania była spora – 20.000.000,- zł. Nic zatem dziwnego, że wierzyciel poszukiwał osób odpowiedzialnych za dług. W związku z tym pozwał spółkę z o.o. (tę, która powstała po wpisie tej w organizacji do KRS) oraz osobę podpisującą umowę pożyczki w imieniu spółki w organizacji (jej rola nie została wyjaśniona, ale to nie ma znaczenia). Ważne jest to, że kwota pożyczki została przekazana spółce już po jej powstaniu, czyli po wpisie do KRS. Spółka pieniędzy nie oddała i została postawiona w stan likwidacji. Można by rzec – takie sytuacje można spotkać prawie codziennie. Jednak tutaj w cały ten proceder zaangażowana była jeszcze spółka in statu nascendi, i to właśnie świadczy o wyjątkowości tej sprawy.

Sądy obu instancji – czyli Sąd Okręgowy i Sąd Apelacyjny – zasądziły całą kwotę solidarnie i od spółki (już w likwidacji) oraz owego „funkcjonariusza”. Uznały bowiem, że umowę zawarto w czasie powstawania spółki, zatem moment wypłacenia pożyczki nie ma znaczenia. Należy zastosować zasadę wynikającą z art. 13 § 1 ksh.

Od wyroku tego ów funkcjonariusz wniósł skargę kasacyjną, zaś Sąd Najwyższy podzielił jego stanowisko.

Odpowiedzialność za długi spółki w organizacji – czyli właściwie za co?

Rozważania Sądu Najwyższego dotyczą kwestii zdaje się podstawowej, czyli tego jak należy rozumieć pojęcie „zobowiązanie”. Otóż SN wyjaśnił, że „zobowiązanie” to nic innego jak „dług”. Natomiast czymś zupełnie innym jest stosunek prawny, z którego ów dług wynika. Artykuł 13 ksh stanowi zaś o odpowiedzialność za dług a nie za stosunek prawny. A z pojęciem długu – w przypadku umowy pożyczki – mamy do czynienia najwcześniej po przekazaniu kwoty pożyczki. Wcześniej po stronie pożyczkobiorcy jest co najwyżej roszczenie o wypłatę pożyczki.

Skoro jednak pożyczka została wypłacona już po wpisaniu spółki do KRS, to odpowiedzialność za taki dług ponosi tylko dłużnik. Artykuł 13 § 1 ksh nie może mieć zastosowania. W rezultacie Sąd Najwyższy uchylił oba wyroki i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania.

Czy zawierać umowy ze spółkami w organizacji?

Zawieranie umów ze spółkami w organizacji – a tym bardziej traktowanie ich jako pełnoprawnych uczestników obrotu – może okazać się błędem. Nie dość bowiem, że spółka taka może ostatecznie nie powstać, to za zawarte przez nią umowy nikt nie będzie odpowiadał. Zatem za każdym razem, kiedy pojawi się okazja czy konieczność zawarcia takiej umowy, warto przeanalizować, jak kształtować będzie się odpowiedzialność za długi. Inaczej, jak w tym przypadku, 20.000.000,- zł nigdy nie zostanie spłacone.

Niestety, z uwagi na stan epidemii czas oczekiwania na wpis w KRS jest dłuższy niż zwykle. W niektórych sądach trwa to wiele miesięcy. Jednak nie warto ulegać pokusie „szybkiej transakcji”. Jeżeli jednak jest to konieczne, to trzeba pomyśleć o dodatkowych zabezpieczeniach. Na szczęście po wpisie spółki do KRS z odpowiedzialnością jest już dużo lepiej.

1 2 3 30 Strona 1 z 30