Strona główna - Konstytucja biznesu

Oliwia Radlak 13 sierpnia 2021 in Rejestry 0 Komentarzy

Załączniki w elektronicznym KRS

Proces informatyzacji rejestrów w Polsce trwa. Od lipca wszystkie wnioski składane w Krajowym Rejestrze Sądowym są elektroniczne. Czytelnicy pytają nas o załączniki – w jakiej formie je złożyć. Szczególnie te oryginalne. Jest na to kilka sposób.

Celem informatyzacji KRS było ułatwienie i usprawnienie składania i rozpatrywania wniosków. Potwierdzamy, że taki sposób składania wniosków jest bardzo wygodny, pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Załączniki w elektronicznym KRS muszą być sporządzone w odpowiedniej formie. Procedura może się skomplikować jeśli nie posiadamy dokumentów elektronicznych (tj. z elektronicznymi podpisami).

O nowelizacji, jej wadach i zaletach pisał mec. Karol Sienkiewicz tutaj >>

Załączniki elektroniczne

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, do wniosku należy dołączyć załączniki w postaci elektronicznej. Oznacza to, że dokumenty należy sporządzić jako elektroniczne (np. word lub pdf), a następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Załączniki w formie papierowej

Gdy dokumenty będące załącznikami do wniosku sporządzono w formie papierowej (podpisane tradycyjnie, na piśmie) to wnioskodawca ma do wyboru dwie opcje złożenia takich załączników:

wniosek do KRS może złożyć profesjonalny pełnomocnik np. radca prawny. Wtedy poświadcza on dokumenty za zgodność z oryginałem. W ten sposób powstają odpisy elektroniczne – i to wszystko,
w przypadku, gdy wniosek składa osoba inna niż wyżej wymieniona (np. członek zarządu) – w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku, należy do Sądu dostarczyć oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo. Tak więc załączniki w elektronicznym KRS, które zostały sporządzone w formie papierowej mogą wydłużyć całą procedurę.

Dokumenty notarialne

W przypadku załączników mających formę aktu notarialnego, wystarczy we wniosku wskazać numer z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Dzięki temu sąd automatycznie uzyska akt notarialny w formie elektronicznej i dołączy go do wniosku.

Z pełnomocnikiem łatwiej

Od początku lipca złożyliśmy już kilka takich wniosków. Sam proces składania wniosku wraz z załącznikami jest prosty i szybki. A po złożeniu wniosku w Portalu Rejestrów Sądowych otrzymujemy takie powiadomienie:

Teraz już tylko czekamy na pozytywne rozpoznanie.

Oliwia Radlak 29 lipca 2021 in Rejestry 0 Komentarzy

Aktualizacja danych w CRBR

Większość istniejących spółek dokonała zgłoszenia w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych już w zeszłym roku. Niemniej o CRBR nie należy zapominać. Szczególnie teraz, gdy nowe przepisy rozszerzają krąg podmiotów obowiązanych oraz nakładają nowe kary administracyjne.

Aktualizacja danych w CRBR – stary obowiązek, nowe kary

Aktualizowanie danych w CRBR nie jest niczym nowym. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w art. 58 wskazuje kto jest obowiązany do zgłaszania danych o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizowania.

Od 31 października 2021 r. obowiązek aktualizowania danych beneficjentów rzeczywistych w CRBR nabiera większej wagi dla podmiotów zobowiązanych z uwagi na nowe kary administracyjne.

Tekst ustawy nowelizującej znajduje się tutaj >>.

Aktualnie przepis art. 153 ust. 1 ustawy budzi wątpliwości. Literalnie przewiduje karę za niedokonanie zgłoszenia. Jednocześnie przepis ten powinno się interpretować w związku z art. 58 ustawy, który nakazuje aktualizować dane.

Ustawodawca postanowił rozwiać powyższe wątpliwości. Nowelizacja ustawy przewiduje wprowadzenie w art. 153 ustawy jasnego zapisu. Aktualizować dane trzeba, a za brak aktualizacji będzie grozić kara do 1.000.000 zł.

Kto i jakie dane aktualizuje

Aktualizować dane muszą wszystkie podmioty, które dokonały zgłoszenia (katalog tych podmiotów określa art. 58 ustawy). Trzeba pamiętać, że od 31 października 2021 r. do katalogu dodane zostaną nowe podmioty np. fundacje.

Podstawowe informacje na temat każdego beneficjenta rzeczywistego to:

imię i nazwisko,
numer PESEL lub data urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
obywatelstwo (a po nowelizacji każde posiadane obywatelstwo),
państwo zamieszkania,
informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Kiedy dokonać aktualizacji

Do tej pory informacje te wynikały z „pytań i odpowiedzi” opublikowanych (i regularnie uzupełnianych) na stronie Ministerstwa Finansów. Jednakże ustawodawca postanowił sprecyzować te kwestie w ustawie. Nowy art. 58 ust. 1a ustawy wskazuje, że:

Informacje zgłoszone do Rejestru są aktualizowane w przypadku podmiotów, o których mowa w:

58 pkt 1-5 i 7-13, w terminie 7 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 7 dni od dnia ich dokonania;
58 pkt 6, w terminie 7 dni od dnia dokonania ich zmiany (dotyczy trustów).

Powyższe oznacza, że skuteczna rezygnacja członka zarządu zobowiązuje Spółkę do zaktualizowania jej beneficjentów rzeczywistych w CRBR poprzez usunięcie z rejestru wskazanego członka zarządu w terminie 7 dni od dnia złożenia rezygnacji, a właściwie otrzymania jego rezygnacji przez właściwy organ, chyba że inna data została wskazana w treści rezygnacji.

Powyższe jest tylko przykładem, inne dotyczyć będą chociażby wspólników lub danych beneficjentów rzeczywistych (np. zmiany ich państwa zamieszkania).

Nowe obowiązki w CRBR

O nowych obowiązkach w CRBR pisała już Karolina. Jej wpis można znaleźć tutaj >>.

CRBR zawsze w pamięci

Zgłoszenie w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych należy traktować podobnie jak zgłoszenie zmian w KRS. To drugie nie nasuwa wątpliwości – zmieniamy członka zarządu i dokonujemy zmian w KRS. Aktualizacja danych w CRBR powinna następować z takim samym automatyzmem.

Karol Sienkiewicz 24 maja 2021 in Prawo w Twojej firmie, Rejestry 4 komentarze

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS tylko elektroniczne

Postępowania rejestrowe są w awangardzie elektronizacji wymiaru sprawiedliwości. Po sprawnie działającym systemie S24 oraz po uruchomieniu Repozytorium Dokumentów Finansowych czas na „zwykłe” wnioski do KRS, takie jak popularny Z3. Konieczne będzie jednak posługiwanie się profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem za miesiąc wnioski do KRS tylko elektroniczne, ale z jednym wyjątkiem.

Zmiana spodziewana od dawna

O tym, że postępowania rejestrowe będą elektroniczne wiedzieliśmy od dawna. Wynikało to bowiem z ustawy uchwalonej w styczniu 2018 r. Jednak wejście w życie tych przepisów było kilkakrotnie odkładane w czasie. Aż do teraz. Zobaczmy zatem, co się zmieni.

Najważniejsze jest oczywiście to, że nie będzie możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej z załącznikami. Jedyną dopuszczalną formą zmiany danych w KRS będzie forma elektroniczna. Będzie zatem dokładnie tak jak obecnie jest ze składaniem sprawozdań finansowych czy innych dokumentów po zakończeniu roku obrotowego. Kiedyś wysyłało się dokumenty papierowe, dzisiaj pliki XML oraz PDF. Innej opcji już nie ma.

I tak samo będzie w przypadku np. zmiany umowy spółki (KRS-Z3). Wniosek „papierowy” zostanie zwrócony bez wzywania do usunięcia braków.

Aktu notarialnego nie trzeba będzie skanować

Jeżeli składasz wniosek o zmianę danych spółki z o.o. czy akcyjnej to wypełniasz wniosek KRS-Z3. Załączniki zależą od treści wniosku, zatem przy okazji zmiany umowy spółki musisz dołączyć akt notarialny Zgromadzenia Wspólników (czy Walnego Zgromadzenia) z takimi zmianami. Od 1 lipca nie trzeba już będzie tego robić, a ściślej rzecz ujmując – nie będzie można. Dotyczy to także plików PDF. Nie będzie zatem problemów z wyborem formatu, wielkości pliku czy tego, kto ma go podpisać. Jak to możliwe?

Otóż w końcu wykorzystane zostanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. To taki rejestr istniejący od kilku lat, którym na razie nikt specjalnie się nie interesował. Notariusz ma obowiązek zarejestrowania aktu w tym Repozytorium, na dowód czego otrzymuje specjalne potwierdzenie z numerem. I właśnie ten numer trzeba będzie wskazać w czasie wypełniania wniosku w eKRS. Dzięki temu system pobierze sobie odpowiedni akt i automatycznie dołączy go do wniosku. Pamiętaj jedynie, żeby odebrać od rejenta nie tylko akt, ale też dodatkową kartę z poświadczeniem rejestracji aktu w Repozytorium. Bez tego ani rusz.

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS tylko elektroniczne ale lepiej z pełnomocnikiem

Ale tak dobrze nie będzie z innymi dokumentami. Jeżeli będą składne inne dokumenty to muszą one być elektroniczne albo „hybrydowe”.

Jeżeli do wniosku dołączony zostanie odpis dokumentu poświadczony elektronicznie przez notariusza albo zawodowego pełnomocnika występującego w sprawie (np. radcy prawnego) będzie to wystarczające.

Ale jeżeli zdecydujesz się na samodzielne działanie, to do sądu prześlesz zwykłe skany. Ale wobec tego, że nie możesz ich poświadczyć, musisz dosłać (i to szybko, w terminie 3 dni od złożenia wniosku) oryginalne „papiery” do sądu. Czy warto?

Od 1 lipca 2021 r. opłaty też on-line

Drugim załącznikiem do wniosku była opłata – w zależności od wniosku wynosiła od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, najczęściej 350 zł. System ma wymuszać jej uiszczenie, podobnie jak to jest przy S24, gdzie bez opłaty nie można złożyć wniosku.

Email z sądu rejestrowego

Skoro wnioski mają być składane elektronicznie, to również informacja z sądu będzie elektroniczna. I znowu – tak właśnie jest w S24. Tą drogą sąd będzie nas zawiadamiał, że wydał postanowienie albo że dostrzegł jakieś braki. System po prostu wyśle email o decyzji sądu (ale nie dołączy postanowienia, trzeba będzie zalogować się do systemu). Uzupełnienie braków ma nastąpić również wyłącznie w formie on-line.

Akta rejestrowe także elektronicznie

To nie koniec rewolucji – elektroniczne będą także akta rejestrowe. Każdy będzie mógł pobrać dokumenty z KRS, tak jak teraz pobiera sławetne odpisy z KRS czy sprawozdania finansowe z RDF. Będzie to dotyczyć co prawda jedynie spraw wszczynanych po 1 lipca, ale za kilka lat nie będzie to miało już praktycznego znaczenia.

Prawdziwa rewolucja, ale nie dla wszystkich

Długo oczekiwana zmiana to wg mnie zmiana rewolucyjna. Znakomicie przyspieszy i ułatwi postępowania rejestrowe. Koniec z kopiowaniem dokumentów i kompletowaniem wniosków. Teraz wystarczy mieć podpis kwalifikowany. Już cieszę się na wnioski składane w lipcu.

Ale zmiana ta nie obejmie wszystkich. Otóż nowe reguły dotyczą tylko podmioty wpisane do Rejestru Przedsiębiorców. Natomiast podmioty wpisane wyłącznie do nieco pomijanego Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej mogą składać wnioski nadal w formie papierowej. Ale uwaga – mogą wybrać również postępowanie elektroniczne.

Oliwia Radlak 4 maja 2021 in Prawo w Twojej firmie, Rejestry 0 Komentarzy

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – nowe obowiązki

Prowadzenie CRBR jest nowym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. O tym, czym dokładnie jest ten Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych i jakie dane oraz jakie podmioty podlegały dotychczas zgłoszeniu do CRBR, pisała Oliwia na blogu tutaj >>. Okazuje się jednak, że rośnie ilość instytucji i firm, jakie muszą się w rejestrze ujawniać. Nowe przepisy mogą mieć znaczenie także dla niektórych przedsiębiorców czy pracodawców, prowadzących np. fundację czy stowarzyszenie branżowe.

Nowe podmioty objęte obowiązkiem zgłoszenia do CRBR

Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 30 marca 2021 r., rozszerza krąg podmiotów podlegających zgłoszeniu. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych powiększy się o:

spółdzielnie,
stowarzyszenia,
fundacje,
spółki partnerskie,
europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
spółki europejskie,
spółdzielnie europejskie,
trusty.

Z punktu widzenia przedsiębiorców czy pracodawców największe znaczenie ma oczywiście objęcie obowiązkiem stowarzyszeń i fundacji. Często bowiem właśnie w ten sposób realizowane są cele organizacji, chcącej prowadzić działalność charytatywną czy integrować środowisko biznesowe. Jako stowarzyszenia będą więc musiały zarejestrować się organizacje branżowe działające w formie stowarzyszeń. Podobnie będzie w przypadku fundacji powoływanych np. w grupach kapitałowych, realizujących zadania z zakresu CSR grupy.

Termin na zgłoszenie do CRBR

Podmioty objęte obowiązkiem zgłoszenia do CRBR mają na to 3 miesiące, liczone od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli od 31 października 2021 roku. Wbrew pozorom nie jest to wcale dużo czasu, mając na uwadze okres ustalania beneficjentów rzeczywistych i konieczność zgromadzenia niezbędnych o nim danych, o czym Oliwia pisała już tutaj >>.

Nowy obowiązek beneficjenta rzeczywistego

Istotnym zagadnieniem, jakie wprowadza nowelizacja, jest nałożenie na beneficjenta rzeczywistego nowego obowiązku. Chodzi o przekazywanie do CRBR wszystkich informacji i dokumentów koniecznych do zgłoszenia i aktualizacji danych o sobie samym. Obowiązek ten dotyczyć będzie każdego beneficjenta, a nie tylko tych nowych, wpisywanych po zmianie ustawy.

Zasadą jest, że beneficjent rzeczywisty ma 7 dni od dokonania wpisu do KRS lub od wystąpienia zdarzenia wymagającego aktualizacji danych zawartych w CRBR. Trzeba więc pilnować tych terminów, bo kary są wysokie.

Kary pieniężne

Nie ma co tracić czasu, należy już teraz zabrać się za ustalanie beneficjenta rzeczywistego i jego danych, gdyż za zgłoszenie do CRBR po upływie ww. 6 miesięcznego terminu oraz za zgłoszenie zawierające nieprawidłowe dane, grożą kary pieniężne. Maksymalna wysokość kary może wynosić aż 1.000.000 zł.

Pamiętaj też, że od dnia wejścia w życie tej nowelizacji, sankcje pieniężne grozić będą także za niedopełnienie obowiązku aktualizacji danych w CRBR.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – zgłoszenie

Samo zgłoszenie musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu, o czym pisała Oliwia tutaj >>. Księgowość czy prawnicy mogą jednak przygotować wniosek pod podpis uprawnionych osób. Przygotowaliśmy już dziesiątki takich wniosków i wiemy, że czasami szczegóły mogą budzić wątpliwości. Jeżeli chcesz zrobić to samodzielnie, to zapraszam tutaj >>

Ustawa została opublikowana 30 kwietnia i wejdzie w życie 15 maja 2021 r. Tekst ustawy dostępny jest tutaj >>.

Oliwia Radlak 29 marca 2021 in Bez kategorii 0 Komentarzy

Nieudzielenie absolutorium a dobra osobiste menedżera

Zbliżają się terminy zatwierdzania dokumentów finansowych. Chodzi o terminy ustawowe, chociaż podobnie jak w roku poprzednim pojawił się projekt rozporządzenia przesuwającego te terminy. To również czas udzielania absolutorium członkom organów Spółek. Niedawno w tej sprawie opublikowano ważne orzeczenie, zgodnie z którym nieuzasadnione nieudzielenie absolutorium może stanowić naruszenie dóbr osobistych członka organu.

W wyroku wydanym w dniu 14 października 2020 r. Sąd Apelacyjny w Warszawie oddalił apelację Spółki z większościowym akcjonariatem Skarbu Państwa. Sąd orzekł, iż bezpodstawne i nieuzasadnione nieudzielenie absolutorium członkowi Zarządu jest bezprawne w rozumieniu art. 24 Kodeksu cywilnego i tym samym narusza dobra osobiste tego członka Zarządu. W wyrokiem można zapoznać się tutaj: WYROK

Stan faktyczny sprawy

Z ustaleń faktycznych poczynionych przez sąd pierwszej instancji wynikało, że członek Zarządu pozwanej Spółki jest profesjonalnym menedżerem. Od około 20 lat pełnił liczne funkcje kierownicze, a od 2012 r. pełnił funkcję Prezesa Zarządu w pozwanej Spółce. W grudniu 2014 r. Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w sprawie m. in. określenia celów dla Zarządu na 2015 r. Uchwała ta następnie została zmieniona w lipcu 2015 r. Cele na 2015 r., określone zarówno w pierwotnej uchwale jak i tej zmienionej, zostały zrealizowane zgodnie z planem przez Zarząd oraz jego Prezesa. Dnia 30 listopada 2015 r. Prezes Zarządu złożył rezygnację z członkostwa w Zarządzie oraz pełnienia funkcji członka Zarządu.

W dniu 29 czerwca 2016 r. Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w sprawie nieudzielenia Prezesowi Zarządu absolutorium z jego działalności w 2015 r. Jednocześnie przyjęto sprawozdanie finansowe Spółki oraz sprawozdanie z działalności Zarządu za 2015 r. Żaden z akcjonariuszy nie zgłaszał również zastrzeżeń wobec pracy Zarządu i jego Prezesa.

W trakcie procesu, Spółka nie potrafiła udzielić odpowiedzi dlaczego Prezesowi Zarządu nie udzielono absolutorium. Taki wynik głosowania wynikał z głosowania Skarbu Państwa, który nie uzasadnił swojej decyzji. Minister uprawniony do wykonywania praw z akcji Skarbu Państwa, w piśmie skierowanym do powoda wskazał, że uchwała w sprawie nieudzielenia Prezesowi Zarządu nie wymaga uzasadnienia.

Stan prawny sprawy

Sąd Apelacyjny orzekł, powołując się na ugruntowane orzecznictwo Sądu Najwyższego, że uchwała w sprawie udzielenia absolutorium nie jest jedynie czynnością techniczną. Jest to natomiast instrument oceny członka organu za dany rok obrotowy. Nie udzielenie absolutorium jest więc równoznaczne z negatywną oceną pracy danej osoby oraz braku zaufania do niej. Ocena członka organu musi być skorelowana z oceną dokumentów rocznych. Nie może również nie przystawać do faktów wynikających z tych dokumentów.

Co prawda, Sąd potwierdził, że uchwała o nieudzieleniu absolutorium powodowi została podjęta zgodnie z porządkiem prawnym, tj. na podstawie określonej legitymacji przez uprawniony organ, jednakże nie wyłącza to jej bezprawności z punktu widzenia art. 24 § 1 k.c. W tym przypadku naruszenie dóbr osobistych menedżera przejawiło się przede wszystkim w zakwestionowaniu kompetencji do wykonywania funkcji Prezesa Zarządu, co przełożyło się na utratę zaufania niezbędnego do dalszego wykonywania działalności.

Z tych względów Sąd Apelacyjny w Warszawie oddalił apelację, podkreślając, że pozwany nie wykazał, że istniały ważne powody do odmowy udzielenia powodowi absolutorium. Arbitralność odmowy udzielenia absolutorium narusza zasady współżycia społecznego oraz dobre obyczaje. Pozwany został zobowiązany do złożenia przeprosin oraz wpłaty 30.000 zł na zbożny cel (sygn. akt: V ACa 301/20).

Prev 1 2 3 4 5 … 34 Next Strona 3 z 34