Kiedy należy wykonać obowiązek informacyjny?
Na blogach kancelarii coraz częściej pojawiają się pytania dotyczące klauzuli informacyjnej. Pytacie kiedy należy wręczyć klauzulę informacyjną oraz w jakiej formie. Czasami zastanawiacie się czy klauzulę informacyjną można zamieścić na fakturze VAT, a może na zamówieniu. Śpieszę z odpowiedzią.
Zasada numer 1.
Przedsiębiorca wręcza klauzulę informacyjną danej osobie tylko raz. Wyjątkowo, gdy przedsiębiorca zmienia treść klauzuli, powinien wręczyć ją ponownie. Przykład: przedsiębiorca dopisuje informacje, że dane osoby będą przetwarzane dodatkowo przez zewnętrzną kancelarię prawną.
Zasada numer 2.
Klauzulę informacyjną przedsiębiorca powinien wręczyć każdemu nowemu klientowi, kontrahentowi, pracownikowi, zleceniobiorcy oraz innym osobom, których dane przedsiębiorca zamierza przetwarzać.
Na gruncie art. 13 RODO powstał problem czy wskazany przepis dotyczy również osób, których dane przedsiębiorca przetwarza od lat. Czy również w takiej sytuacji przedsiębiorca ten powinien wręczać klauzulę informacyjną?
Głosy są podzielone. Jednakże kierując się wykładnią językową przepisu można z niego wyczytać, że klauzula powinna być wręczona podczas pozyskiwania danych osobowych. Oznacza to, że obowiązek ten dotyczy tylko „nowych” danych. Wskazuje na to również wykładnia celowościowa. Trudno sobie wyobrazić wręczanie klauzuli pacjentom podmiotu leczniczego, którzy nie korzystają już z jego usług, a których dane muszą być przechowywane przez 20 lat.
Zasada numer 3.
Przedsiębiorca powinien wręczyć klauzulę informacyjną osobie, której dane zbiera w trakcie pozyskiwania tych danych. Tak więc obowiązek informacyjny przedsiębiorca powinien spełnić na najwcześniejszym etapie kontaktu z osobą, której dane przedsiębiorca zamierza przetwarzać.
Oznacza to, że osoba uprawniona jeszcze przed podaniem danych powinna mieć możliwość zapoznania się z zasadami przetwarzania danych oraz przysługujących jej uprawnieniach. W konsekwencji taka osoba może podjąć decyzję o niepodawaniu danych.
Dane mogą być również zbierane niebezpośrednio od osoby, której dotyczą. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien spełnić obowiązek informacyjny w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych. Najpóźniej może to zrobić w ciągu miesiąca. Ważne jest, aby w tym przypadku zwrócić uwagę na konkretne okoliczności przetwarzania danych.
Zasad numer 4.
Klauzula informacyjna może zostać wręczona w różnych formach. Najczęściej będzie to forma papierowa. Mowa tu o odrębnym dokumencie, bądź informacji na odwrocie innego dokumentu np. zamówienia czy też faktury VAT.
Można również przekazać klauzulę informacyjną drogą elektroniczną. Klauzula może być zamieszczona w ogłoszeniu o pracę dla kandydatów do pracy. Można ją również wywiesić w widocznym miejscu dla osób wchodzących na teren przedsiębiorstwa. Co więcej, klauzula może zostać przekazana telefonicznie np. podczas rejestracji w podmiocie leczniczym. To są przykładowe sposoby wręczenia klauzuli informacyjnej.
Zasada numer 5.
Warto pamiętać również o odpowiednim udokumentowaniu spełnienia obowiązku informacyjnego. W tym celu klauzulę informacyjną można wręczać w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz trafi do uprawnionej osoby, natomiast drugi przedsiębiorca zostawi w swojej dokumentacji.
W tym celu można również wydrukować przesłany do klienta e-mail z klauzulą informacyjną, bądź zrobić print screen. W ten sposób przedsiębiorca będzie realizował jedną z głównych zasad RODO, mianowicie zasadę rozliczalności, a w przypadku kontroli będzie mógł wykazać spełnienie obowiązku informacyjnego.
Zastosowanie się do powyższych zasad ułatwi przedsiębiorcy spełnienie obowiązku informacyjnego. Łatwiejszy stanie się wybór sytuacji, w której klauzula powinna zostać wręczona osobie uprawnionej, a także wybór formy, która może przejawiać się w różnych postaciach. To wszystko pomoże przedsiębiorcy nie utonąć w dokumentacji związanej z RODO.
