Wskutek koronawirusa wprowadzone zostały nowe regulacje prawne w różnych dziedzinach, w tym m. in. w prawie spółek. W związku z tym zadajecie wiele pytań. Wśród nich znajdują się również pytania o przepisy, które obowiązują od lat, ale wciąż sprawiają pewne problemy.

Koronawirus rozprzestrzenia się w dużym tempie, podobnie jak związane z tą sytuacją przepisy prawa. Natłok informacji może wywoływać pewne zamieszanie. Aby rozwiać chociaż część wątpliwości w dzisiejszym wpisie prezentuje kilka pytań, które zostały mi zadane w ostatnim czasie. Pod każdym pytaniem znajduje się odpowiedź. Koronawirus a Spółki – Q&A, czyli pytania i odpowiedzi.

1. Czy wprowadzone zmiany w Kodeksie spółek handlowych wymuszają na spółkach obligatoryjne przyjęcie regulaminu zdalnego zgromadzenia tj. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej? Nawet jeżeli na ten moment nie mamy zamiaru organizować e-zgromadzeń?

Sam udział w e-zgromadzeniu to kwestia w pewnym sensie dobrowolna, ale już uchwalenie jego regulaminu jest obowiązkowe. Ilekroć Kodeks daje możliwość uchwalenia jakiegoś regulaminu nieobligatoryjnego, mówi wyraźnie o możliwości (np. art. 371 § 6 „zarząd może”). Tylko umowne/statutowe wykluczenie tej opcji powodowałoby brak konieczności uchwalenia regulaminu zdalnego zgromadzenia.

2. Czy od teraz transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym jest obowiązkowa dla spółek publicznych? Nie da się tego uniknąć?

Obecnie Kodeks nie daje możliwości odstąpienia od transmisji, o której mowa w art. 406⁵ § 4.

3. Czy do transmisji w czasie rzeczywistym są jakieś specjalne wytyczne? Trzeba też tworzyć jakiś regulamin, akceptować go?

Nie ma ustawowego obowiązku sporządzenia ani zatwierdzenia regulaminu w tym zakresie. Jednakże pewne ogólne zasady takie jak sposób informowania o transmisji, o miejscu jej wyświetlenia, a także postępowanie w przypadku problemów technicznych należy opisać w jakimś dokumencie wewnętrznym spółki np. regulaminie zgromadzenia. To może być istotne także w kontekście RODO. W tym celu można wykorzystać regulamin walnego zgromadzenia, który przecież jest przewidziany przepisami ksh.

4. Czy należy uważać zmiany w Kodeksie spółek handlowych za stałe, czy czasowe (tj. do zakończenia epidemii)? W szczególności chodzi o zasadność prac nad regulaminem zdalnego zgromadzenia.

Zmiany wprowadzone w Kodeksie są „na stałe”, czyli ich obowiązywanie nie zależy od stanu epidemii czy zagrożenia epidemicznego. Oznacza to, że zdalne posiedzenia organów będą możliwe również po zakończeniu epidemii. W związku z tym regulamin zdalnego zgromadzenia trzeba uchwalić, bez względu na koronawirusa.

5. Dnia 30 marca 2020 r. zorganizowałem zgromadzenie wspólników spółki, na którym wspólnicy zatwierdzili sprawozdanie finansowe za rok ubiegły. Nie zostało ono jednak wcześniej podpisane elektronicznie przez ePUAP. Czy sprawozdanie zostało skutecznie zatwierdzone?

Na etapie składania sprawozdania finansowego w Repozytorium nie będzie to stanowiło problemu, ponieważ dokumenty finansowe są automatycznie zapisywane w systemie. Jednakże uchwałę zatwierdzającą niepodpisane sprawozdanie finansowe można skutecznie zaskarżyć. Mogą to zrobić osoby do tego legitymowane przepisami Kodeksu spółek handlowych (np. przez wspólnika, który głosował przeciwko uchwale). Zgodnie bowiem z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Od 2019 r. sprawozdanie finansowe jednostki trzeba podpisywać elektronicznie – podpisem certyfikowanym lub ePUAP). Dopiero tak przygotowane i podpisane sprawozdanie finansowe może być przedmiotem zgromadzenia wspólników. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem w tej sytuacji będzie zatwierdzenie poprawnego (tj. uprzednio podpisanego elektronicznie) sprawozdania finansowego.

6. W związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną i brakiem możliwości spotykania się klientami staramy się coraz większą ilość spraw załatwiać z klientami telefonicznie lub e-mailowo. Czy w związku z tym możemy wystawiać faktury w formie elektronicznej, jak to zrobić? Czy można wysłać fakturę tylko na emaila?

Uprawnienie do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych przewiduje ustawa o VAT. Jedynym warunkiem stosowania faktur elektronicznych jest akceptacja takiej formy przez odbiorcę. W ustawie nie wskazano w jakiej formie ma być wyrażona zgoda odbiorcy. W związku z tym wystarczy oświadczenie przesłane drogą e-mail. Możemy zaproponować klientowi następującą treść oświadczenia: „Tak, wyrażam zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur VAT, faktur korygujących VAT oraz ich duplikatów przez ________ w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail ________”. I to będzie wystarczające.

Jeżeli macie więcej pytań zapraszam do kontaktu poprzez komentarz pod wpisem lub nasz formularz kontaktowy: https://konstytucjabiznesu.biz/kontakt/

♦♦♦

Niniejszy wpis jest elementem kampanii informacyjnej dla pracodawców i przedsiębiorców prowadzonej przez Kancelarię Sienkiewicz i Zamroch Radcowie prawni sp.p. w ramach wsparcia w czasie epidemii. Jeżeli interesują Cię inne praktyczne zagadnienia, mogące mieć znaczenie w tym okresie zapraszam na pozostałe blogi:

Agaty Kicińskiej Prawo dla pracodawcy – praktyczne wskazówki jak poruszać się po przepisach Tarczy antykryzysowej.

Karola Sienkiewicza Dochodzenie wierzytelności – porady dla wierzycieli chcących odzyskać swoje pieniądze.

Wojciecha Jelińskiego Pozew z faktury – porady dla przedsiębiorców, którzy muszą podać dłużnika do sądu.

Edyty Stark Zakończenie działalności – porady dla przedsiębiorców poszukujących ochrony w przepisach prawa upadłościowego.