Nowe terminy sprawozdań finansowych
Wraz ze specustawą weszło w życie rozporządzenie, które określa nowe terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych, sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego, z czym związany jest również inny termin złożenia dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
To dobra wiadomość dla osób, które mają teraz większe zmartwienia na głowie niż wykonywanie obowiązków z ustawy o rachunkowości. Jednakże mimo wszystko warto przeanalizować nowe przepisy, aby w tym całym zamieszaniu nie narazić się na dodatkowe represje. Nowe terminy sprawozdań finansowych zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji, wydanym na postawie art. zzh specustawy i są bardzo korzystne dla wielu podmiotów. Nie należy jednak zapominać o przepisach Kodeksu spółek handlowych, które również częściowo regulują te kwestie, a nie zostały zmienione.
NOWE TERMINY SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Jak wiadomo rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Dla podmiotów, których rok obrotowy normalnie zakończyłby się 31 marca 2020 r., teraz, na podstawie rozporządzenia zakończy się 30 czerwca 2020 r. Termin ten przesunięto o 3 miesiące. Dotyczy to również innych podstaw zamknięcia ksiąg rachunkowych np. w skutek likwidacji, podziału lub połączenia podmiotów.
- Sporządzenie sprawozdań
Termin na sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki przesunięto o 3 miesiące, tj. zazwyczaj do 30 czerwca 2020 r.
- Zatwierdzenie sprawozdań
Termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki również przesunięto o 3 miesiące, tj. zazwyczaj do 30 września 2020 r.
- Złożenie dokumentów finansowych do Repozytorium
Czas na złożenie dokumentów finansowych do Repozytorium nie uległ zmianie. Oznacza to, że wciąż obowiązuje 14 dniowy termin od dnia zatwierdzenia sprawozdań. Uwzględniając punkt 3, najpóźniej można to zrobić do dnia 15 października 2020 r.
REGULACJE DOTYCZĄCE ZGROMADZEŃ ZWYCZAJNYCH
Wprowadzone rozporządzenie nie współgra z przepisami Kodeksu spółek handlowych o zgromadzeniach zwyczajnych. Zgodnie bowiem z art. 231 ust. 1 Kodeksu (odpowiednio art. 395 ust. 1, który dotyczy spółek akcyjnych) zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Zazwyczaj więc będzie to najpóźniej dzień 30 czerwca 2020 r. Nakładając na to nowe przepisy może dojść do sytuacji, że zatwierdzenie sprawozdania nie będzie możliwe w terminie na odbycie zgromadzenia.
Skutki naruszenia terminu zwyczajnego zgromadzenia
Odbycie zwyczajnego zgromadzenia po terminie ustawowym może rodzić odpowiedzialność członków zarządu, chyba że osoby te nie ponoszą winy. Chodzi o odpowiedzialności organizacyjną, odszkodowawczą, a nawet karną. Członkowie zarządu nie powinni jednak ponosić winy za niezwołanie zgromadzenia w terminie ustawowym w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało jeszcze sporządzone, a termin na jego sporządzenie zgodnie z nowym rozporządzeniem jest zachowany. Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia są bowiem sprawy ściśle związane z tym sprawozdaniem.
Rozwiązanie
Jeżeli zachodzi taka konieczność obrady można zawiesić, a następnie je wznowić w celu podjęcia wymaganych przepisami prawa uchwał. Wznowienie obrad musi nastąpić najpóźniej do dnia 30 września 2020 r.
ZASTOSOWANIE ROZPORZĄDZENIA DO SPRAWOZDAŃ ZA OKREŚLONY OKRES SPRAWOZDAWCZY
Rozporządzenie ma zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2020 r.
