Zgromadzenia spółek w tarczy antykryzysowej
Tarcza antykryzysowa została uchwalona. Są pozytywne zmiany przepisów dla spółek. Chociażby dopuszczenie możliwości odbycia zgromadzeń spółek na odległość bez odpowiednich zapisów w umowach tych spółek. Brak tych zapisów w poprzedniej wersji projektu był moim wielkim zawodem, o czym pisałam TUTAJ.
Mam dobre wiadomości dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych. Ustawy zmieniająca ustawę o COVID-19 (pisząc krótko, bo nazwa ustawy jest dużo dłuższa) przewiduje możliwość odbycia zgromadzenia spółki bez odpowiednich zapisów w jej umowie, ale spełniając dodatkowe wymagania przewidziane w tej ustawie. Zanim przejdę do szczegółów od razu podsumuję – zgromadzenia online w tarczy antykryzysowej to ułatwienie, ale też dobre rozwiązanie dla wielu spółek na przyszłość.
Link do ustawy z dnia 31 marca 2020 r. dostępny jest TUTAJ.
ZMIANY W KODEKSIE SPÓŁEK HANDLOWYCH
Tarcza antykryzysowa przewiduje ułatwienia dla spółek, które zostaną wprowadzone do Kodeksu spółek handlowych. Zmiany te, będą dotyczyć organów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych:
- zarządów – możliwość uczestniczenia i podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, pisemnie lub za pośrednictwem innego członka, bez konieczności regulowania tego w umowie spółki,
- rad nadzorczych – możliwość uczestniczenia i podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, pisemnie lub za pośrednictwem innego członka, bez konieczności regulowania tego w umowie spółki,
- zgromadzeń wspólników – możliwość uczestniczenia i podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, bez konieczności regulowania tego w umowie spółki.
Dwa pierwsze aspekty opisywałam już we wpisie Koronawirus a ułatwienia dla spółek.
ZGROMADZENIA NA ODLEGŁOŚĆ
Przepis precyzuje, że chodzi o:
- udział w zgromadzeniu i możliwość komunikowania się na odległość – nie chodzi wyłącznie o wspólników. W zgromadzeniu mogą uczestniczyć również inne osoby, chociażby członkowie zarządu,
- udział w zgromadzeniu i możliwość wykonywania osobistego lub przez pełnomocnika prawa głosu.
REGULAMIN ZGROMADZENIA NA ODLEGŁOŚĆ
Warunkiem przeprowadzenia zgromadzenia na odległość jest uprzednie określenie w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w takim zgromadzeniu. Regulamin ustala rada nadzorcza, a w jej braku wspólnicy w drodze pisemnej uchwały.
Regulamin nie powinien być skomplikowany i ograniczać się wyłącznie do zasad identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
ZAWIADOMIENIE
Należy pamiętać, że zmiany wprowadzone w tarczy antykryzysowej są jedynie uszczegółowieniem przepisów o zgromadzeniach. Należy więc stosować ogólne zasady odbywania zgromadzeń z uwzględnieniem wprowadzanych zmian.
W związku z tym, zgromadzenia zwoływane są przez zarząd poprzez zaproszenia – tak jak było do tej pory. W zaproszeniu standardowo powinno oznaczyć się dzień i godzinę zgromadzenia, a także porządek obrad. Dodatkowo nowe przepisy wprowadzają obowiązek zamieszczenia w zaproszeniu informacji o:
- sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu,
- sposobie wypowiadania się podczas zgromadzenia,
- wykonywania prawa głosu,
- wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały lub uchwał.
Zaproszenia wysyłane są pocztą lub e-mailem, jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to zgodę. Takie zaproszenie należy wysłać na dwa tygodnie przed odbyciem zgromadzenia.
Nie ma również przeszkód, aby zgromadzenie odbyło się ad hoc. Jednakże w takiej sytuacji, zgodnie z art. 240 Ksh muszą być obecni wszyscy wspólnicy (również poprzez pełnomocników), a nikt z obecnych nie może zgłosić sprzeciwu co do jego odbycia lub porządku obrad.
PRAKTYCZNE PORADY
- Wybór oprogramowania zależy od wielkości spółki, w tym od ilości wspólników, a także od tego czy wspólnik jest osobą zagraniczną. Takie oprogramowanie musi zapewniać możliwość weryfikacji wspólnika, swobodną komunikację między stronami oraz możliwość oddania głosu czy wniesienia sprzeciwu. Ważne jest również, aby program ten gwarantował utworzenie wewnętrznego, zamkniętego wydarzenia.
- Sposób oddania głosu może być różny, zarówno ustny jak i pisemny (np. na czacie). Jednakże ważne jest, aby istniała możliwość potwierdzenia oddanych głosów (takie potwierdzenie będzie obowiązkowe w przypadku spółek akcyjnych). W ten sposób uniknie się zawodności urządzeń technicznych.
- Z takiego zgromadzenia należałoby również sporządzić odpowiednią dokumentację, w tym listę osób głosujących, protokół oraz uchwały. Dokumenty te sporządzone w formie elektronicznej można następnie podpisać elektronicznie np. przez wszystkie osoby uczestniczące w zgromadzeniu, a to w celach administracyjnych, rejestrowych, ale także dowodowych. W innym przypadku dokumenty te mogą zostać podpisane przez zarząd, a samo zgromadzenie może być rejestrowane.
