Przechowywanie akt osobowych – zmiana przepisów
Przechowywanie akt osobowych (tych papierowych) byłych pracowników przysparza często wiele problemów. Dokumenty te trzeba bowiem trzymać aż 50 lat (wkrótce to się zmieni), co jakiś czas trzeba byłym pracownikom jakieś kopie wydawać. No i zajmują miejsce.
Ale nie ulega wątpliwości, że to są ważne dokumenty. Na szczęście pracodawcy nie muszą ich przechowywać samodzielnie, mogą zlecić to zadanie specjalnej firmie. Piszę „specjalnej” bo to nie może być pierwsza lepsza firma „z ulicy”. Jest to bowiem działalność regulowana i może być wykonywana tylko po wpisie do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. I właśnie kwestie wpisu do rejestru marszałka zostały przez Konstytucję biznesu zmodyfikowane.
Postępowanie w tej sprawie reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Mówi ona o wniosku, jego treści, wpisie do rejestry, zaświadczeniach, etc. Ale okazuje się, że takie postępowania trwają czasami bardzo długo. Ustawodawca uznał, że za długo. I dlatego ustawa przepisy wprowadzające Konstytucję biznesu dodaje do ustawy archiwalnej art. 51 ca:
-
Marszałek województwa jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 51c ust. 2.
-
Jeżeli marszałek województwa nie dokona wpisu w terminie, o którym mowa w ust. 1, a od dnia wpływu wniosku upłynęło 14 dni, przedsiębiorca może rozpocząć działalność. Nie dotyczy to przypadku, gdy marszałek województwa wezwał przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wpis nie później niż przed upływem 7 dni od dnia jego otrzymania. W takiej sytuacji termin, o którym mowa w zdaniu pierwszym, biegnie odpowiednio od dnia wpływu uzupełnienia wniosku o wpis.
A zatem przyjęta została fikcja, że wniosek jest rozpoznany i wpis do rejestru został „jakby dokonany”. Nie trzeba będzie czekać na wpis kilka tygodni, tylko od razu (czy prawie od razu) rozpocząć działalność. Oczywiście, marszałek może wzywać później do uzupełnienia braków, ale firma będzie już działać.
Wg mnie to mogłoby być dobre rozwiązanie, ale chyba zostało niezbyt fortunnie zaprojektowane. Dlaczego?
Otóż każdy pracodawca, który będzie chciał zawrzeć umowę o przechowanie akt osobowych, zażąda od takiej firmy zaświadczenia o wpisie do rejestru marszałka. Tymczasem zaświadczenia nie otrzyma ten, kto rozpoczął działalność z powodu bezczynności organu (czyli na podstawie nowego art. 51ca), bo wpisany do rejestru jeszcze nie będzie.
W praktyce zatem i tak każdy będzie czekał na wpis. Czyli niewiele się zmieni. Przechowywanie akt osobowych wcale nie stanie się łatwiejszym biznesem.
O temacie przechowywania akt osobowych pisała też Agata Kicińska
