AKTUALIZACJA: W związku z koronawirusem terminy na złożenie sprawozdania finansowego zostały przesunięte. Więcej na ten temat we wpisie: https://konstytucjabiznesu.biz/nowe-terminy-sprawozdan-finansowych/

Dopiero mija styczeń, a Wy już pytacie o składanie sprawozdań finansowych. I nic w tym dziwnego zważywszy na ilość zmian w tym zakresie, z którą mamy do czynienia w tym roku. Zmiany są duże i występują na wszystkich etapach, począwszy od tworzenia dokumentów finansowych, poprzez ich podpisywanie jak i składanie w odpowiednim rejestrze.

Zmiany dotyczą kilku aktów prawnych, w tym przede wszystkim ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz ustawy o rachunkowości. Jak więc należy stworzyć sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty roczne według nowych zasad?

Sprawozdanie finansowe

Zgodnie z nowymi przepisami sprawozdanie finansowe za rok 2018 r. należy stworzyć w formie elektronicznej. Chodzi tu o takie dokumenty jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego.  Na sprawozdanie finansowe składają się również dodatkowe informacje i objaśnienia. Wszystkie te dokumenty tworzy się w specjalnym formacie XML.

Pozostałe dokumenty roczne

Pozostałe dokumenty roczne można sporządzić w formie tradycyjnej – tak jak było do tej pory – to znaczy papierowo. Wśród tych dokumentów wyróżniamy:

a) sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z badania,

b) uchwałę bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty,

c) oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Dokumenty te powinny zostać zeskanowane, a następnie podpisane elektronicznie jeszcze przed wprowadzeniem ich do systemu S24. Warto przy tym pamiętać, że profilem zaufanym można podpisać tylko dokumenty w formacie XML. W związku z tym nie zawsze będzie korzystne tworzenie dokumentów w formie tradycyjnej.

Dalsza instrukcja nie jest skomplikowana. Sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty sporządzone w sposób wskazany powyżej należy wprowadzić do systemu S24. Trochę trudniej mają przedsiębiorcy, którzy są obcokrajowcami i nie posiadają numeru PESEL. Ale i w takim przypadku złożenie sprawozdania finansowego jest możliwe. Na koniec pozostaje jedynie złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych bądź dołączenie do wniosku o zmianę danych podmiotu, co wymaga podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Wybór sposobu złożenia dokumentów finansowych zależy od tego kto będzie je składał. To jednak jest temat na oddzielny wpis.

Każde zmiany niosą ze sobą strach, jednakże żaden przedsiębiorca nie powinien się ich obawiać śledząc nasze wpisy w temacie nowych zasad składania sprawozdań finansowych.