Sprawozdania finansowe – 3 praktyczne porady
Od stycznia 2019 r. sprawozdania finansowe, oprócz nowej formy ich sporządzania, muszą spełniać dodatkowe wymogi techniczne. Niespełnienie tych wymogów uniemożliwi podpisanie sprawozdania lub jego złożenie w rejestrze. Poniżej prezentujemy trzy praktyczne wskazówki jak sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe tak aby przejść przez system internetowy bez żadnego problemu.
Te trzy praktyczne porady ułatwią życie każdemu przedsiębiorcy, który musi zmierzyć się z nową formą sporządzania, podpisywania i składania sprawozdań finansowych.
Identyfikacja sprawozdania
Sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej, w formacie XML. Przy tworzeniu takiego pliku można określić sposób jego identyfikacji poprzez NIP lub numer KRS podmiotu.
Niestety system internetowy akceptuje jedynie pliki zidentyfikowane poprzez numer KRS. Dzieje się tak ponieważ system ten automatycznie porównuje numer KRS ze zgłoszenia (lub z wniosku) z numerem KRS występującym w pliku. Różnica na poziomie tych numerów uniemożliwi złożenie sprawozdania finansowego. Tego wymogu nie można obejść.
Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało zidentyfikowane poprzez NIP może wystąpić konieczność jego ponownego podpisania z podaniem nowej daty, oczywiście po zidentyfikowaniu go poprzez numer KRS.
Kolejność podpisów
Jak już zapewne każdy wie sprawozdanie finansowe można podpisać na dwa sposoby: profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeżeli chcesz wiedzieć jak podpisać sprawozdanie finansowe przeczytaj koniecznie ten wpis.
Co więcej, każdy członek zarządu może wybrać sposób podpisania sprawozdania finansowego. Oznacza to, że jeden z członków zarządu może je podpisać profilem zaufany, a pozostali kwalifikowanym podpisem elektronicznym. I co do zasady tylko w tej kolejności.
Większość plików podpisanych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi nie nadaje się do podpisu profilem zaufanym. Problem powstaje więc już na etapie podpisywania sprawozdania finansowego przez osobę je sporządzającą.
To czy plik podpisany uprzednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym można następnie podpisać profilem zaufanym wyjaśniono w instrukcji podpisu kwalifikowanego. Warto więc zapoznać się z tą instrukcją przed naniesieniem podpisów na sprawozdanie finansowe.
Wymagania techniczne
System internetowy przewiduje również pewne wymagania techniczne, bez których złożenie sprawozdania finansowego będzie niemożliwe.
-
Zasada 1 dokument = 1 plik
Co do zasady każdy dokument finansowy powinien być jednym plikiem np. sprawozdanie z działalności – 1 plik, sprawozdanie z badania – 2 plik. Każdy w tych plików będzie wprowadzany do systemy internetowego oddzielnie oraz podporządkowywany określonemu przez system opisowi.
Inaczej jest w przypadku sprawozdania finansowego w formacie XML. Tym razem całe sprawozdanie finansowe to jeden plik tj. bilans + rachunek zysków i strat + informacja dodatkowa – 1 plik.
-
Wielkość plików.
Zgłaszając sprawozdanie finansowe w systemie internetowym należy pamiętać, że wielkość jednego pliku nie może przekraczać 5 MB (bez podpisu), a wielkość całego zgłoszenia 35 MB.
Natomiast składając wniosek o wpis wzmianek o złożonym sprawozdaniu finansowym należy przygotować pliki nie większe niż 5 MB (bez podpisu), które łącznie nie przekroczą wielkości 30 MB.
-
Zewnętrzny podpis elektroniczny
Podpisując dokumenty finansowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym mamy wybór czy zrobić to podpisem wewnętrznym czy też zewnętrznym. Podpis wewnętrzny powstaje wewnątrz pliku (czasem tak podpisane dokumenty można następnie podpisać profilem zaufanym).
Podpisując dokumenty finansowe podpisem zewnętrznym powstaje dodatkowy plik. W związku z tym mamy dwa pliki, jeden z treścią dokumentu oraz drugi z podpisem. System internetowy wymaga dołączenia obydwu plików, zarówno dokonując zgłoszenia jak i składając wniosek w systemie S24.
Zmiany przepisów w zakresie sporządzania, podpisywania i składania sprawozdań finansowych związane są z obowiązkiem spełnienia wielu wymagań technicznych. Na szczęście wątpliwości jest coraz mniej.
Nasza dociekliwość w zakresie składania sprawozdań finansowych umożliwiła nam złożenie pierwszych sprawozdań i to z sukcesem!
