Podsumowanie składania sprawozdań finansowych
Zgodnie z harmonogramem wynikającym z przepisów ustawy o rachunkowości dzisiaj upływa termin na złożenie sprawozdania finansowego w Rejestrze (o ile rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Jakie są rezultaty stosowania nowych przepisów w zakresie składania sprawozdań finansowych na dzień dzisiejszy?
Do tej pory złożyliśmy dziesiątki sprawozdań finansowych zarówno w Repozytorium Dokumentów Finansowych jak i w systemie S24. Nasza ocena informatyzacji postępowania rejestrowego jest ogólnie pozytywna. System teleinformatyczny działa szybko, sprawnie (oprócz okresu składania wniosków o wypłatę 500+, co wynikało raczej z natłoku takich spraw) i co najważniejsze wpis widoczny jest w Rejestrze przedsiębiorców w przeciągu godziny (nie ma tu etapu badania wniosku przez sąd). Podsumowanie składania sprawozdań finansowych wypada więc całkiem nieźle.
Jednakże w systemie pojawiały się problemy nie do przejścia, co wymuszało na przedsiębiorcach korektę dokumentów lub zakup polskiego podpisu kwalifikowanego. Co warto wiedzieć składając sprawozdanie finansowe w systemie teleinformatycznym?
Jeżeli ktoś wciąż zastanawia się jakie dokumenty należy złożyć w RDF zapraszamy do naszego wpisu.
Zagraniczny podpis kwalifikowany
Niestety nie mamy dobrych wiadomości dla przedsiębiorców, których członkami Zarządu są obcokrajowcy. System teleinformatyczny nie akceptuje większości zagranicznych podpisów kwalifikowanych. Powstaje więc konieczność kupna podpisu kwalifikowanego u polskiego certyfikowanego sprzedawcy lub założenie konta na ePUAP, co wymaga posiadania numeru PESEL.
Co do zasady system nie akceptuje podpisów kwalifikowanych z Niemic, Norwegii, Czech, Hiszpanii, Węgier i Bułgarii. Jednakże nie jest to wyczerpująca lista. Z zapytaniem o kwalifikowane podpisy z innych państw wystąpiliśmy do administratora systemu i otrzymaliśmy następującą odpowiedź:
System obsługuje wyłączenie podpisy wystawione na następujące identyfikatory:
- „PAS” do identyfikacji na podstawie numeru paszportu;
- „IDC” do identyfikacji w oparciu o krajowy numer dowodu tożsamości;
- „PNO” do identyfikacji na podstawie (krajowego) numeru osoby fizycznej (w Polsce jest to numer PESEL);
- „TAX” do identyfikacji na podstawie osobistego numeru rejestracji podatkowej wydanej przez krajowy organ podatkowy; ta wartość jest przestarzała i w jej miejsce powinien być używany numer TIN;
- „TIN”, czyli NIP według Komisji Europejskiej – podatki i unia celna.
Jeżeli więc zagraniczny podpis kwalifikowany nie spełnia określonych wyżej wymagań system go nie zaakceptuje i w związku z tym podpis nie będzie widoczny w tym systemie.
Zasady podpisywania dokumentów finansowych znajdziecie w jednym z naszych poprzednich wpisów.
Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty
Ważne jest również to, aby w systemie teleinformatycznym załączyć dwie osobne uchwały – o zatwierdzeniu całego sprawozdania finansowego (a nie samego bilansu, czy samego rachunku zysków i strat) oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. To mają być wyciągi uchwał z protokołów Zgromadzeń Wspólników Spółki, a nie całe protokoły czy listy obecności. Uchwały te muszą być podpisane „na papierze” przez co najmniej przewodniczącego i protokolanta, a następnie ich skany załączone w systemie. Pamiętajmy, że uchwał nie trzeba podpisywać elektronicznie, zrobi to osoba składająca dokumenty finansowe.
A tak na marginesie system teleinformatyczny jest bardzo intuicyjny, samo złożenie sprawozdania finansowego to żaden problem.
