Podpisywanie sprawozdań finansowych w 2019 r.

Po wyjaśnieniu nowych zasad sporządzania sprawozdań finansowych, pora przejść do kolejnego etapu – ich podpisywania.

Ze względu na to, że od tego roku postępowanie w sprawie składania sprawozdań finansowych do Rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w całości odbywa się w systemie teleinformatycznym, również zasady podpisywania sprawozdań finansowych uległy zmianie.

Zgodnie z nowymi przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Profil zaufany ePUAP

Profil zaufany służy do potwierdzania tożsamości osoby w Internecie. W ten sposób można podpisywać wnioski i podania składane do podmiotów publicznych.

Profil zaufany można założyć bez wychodzenia z domu – przez Internet. W tym celu należy potwierdzić swoje dane. Można to uczynić za pośrednictwem konta w systemie niektórych banków lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Inną opcją jest potwierdzenie danych w punkcie potwierdzającym, takim jak urząd gminy, urząd skarbowy czy bank. Punkty potwierdzające znajdują się również za granicą, w ambasadach Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z czym nawet obcokrajowy posiadający numer PESEL mogą założyć konto na ePUAP bez konieczności odwiedzania naszego kraju.

Profil zaufany ma jednak swoje wady. Po pierwsze warunkiem założenia konta na profilu zaufanym ePUAP jest posiadanie numeru PESEL. Osoby, które nie posiadają numeru PESEL, np. obcokrajowy, którzy nie wystąpili o jego nadanie, nie mogą z niego korzystać.

W kontekście sprawozdań finansowych wadą jest również fakt, że podpisem zaufanym można podpisywać jedynie dokumenty w formacie XML. A zgodnie z tym, co pisałam w poprzednim wpisie, ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym pozwala na prostsze tworzenie niektórych dokumentów tj. w innych formatach niż XML, np. w formacie PDF, którego ePUAP nie obsługuje.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Sprawozdanie finansowe może być również opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, sprzedawanym przez certyfikowane podmioty. Taki podpis elektroniczny to koszt rzędu 300 – 400 zł. Ponadto należy pamiętać o przedłużaniu jego ważności, co także jest płatne.

Wykupienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymaga potwierdzenia tożsamości, podobnie jak w przypadku podpisu zaufanego. Jednakże tym razem nie zrobimy tego przez Internet, ponieważ wymagane jest osobiste stawiennictwo u sprzedawcy z odpowiednim dokumentem np. dowodem osobistym czy paszportem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny daje jednak więcej możliwości niż podpis zaufany. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać każdy dokument, nie ogranicza nas więc format XML.

Jak widać każdy z opisanych powyżej sposobów podpisywania sprawozdań finansowych ma swoje zalety i wady. Aby ułatwić decyzję w tym zakresie, przedstawiam tabelę ze wskazaniem na różnice pomiędzy podpisem zaufanym a kwalifikowanym.

Różnice

Podpis zaufany

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Numer PESEL konieczność posiadania numeru PESEL brak konieczności posiadania numeru PESEL
Odpłatność brak 300 – 400 zł za wykupienie + około 150 zł rocznie za przedłużenie
Sposób załatwienia możliwość załatwienia wszystkich formalności przez Internet,

punkty potwierdzające za granicą

konieczność osobistego stawiennictwa u sprzedawcy
Format podpisywanych dokumentów wyłącznie dokumenty w formacie XML dokumenty każdego formatu

W celu przypomnienia jak wygląda sporządzanie sprawozdań finansowych w 2019 r. zachęcam do przeczytania mojego poprzedniego wpisu:

Tworzenie sprawozdań finansowych w 2019 roku

Oliwia Radlak
Podobne artykuły